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Benutzerorientierte QM-Dokumentation
Viele QM-Handbücher halten sich in ihrer Strukturierung an die ISO-Norm, die aber kaum dem Alltag im Unternehmen entspricht. Der Auditor kann damit vielleicht einmal alle drei Jahre schneller arbeiten, aber die Mitarbeiter müssen sich dafür das ganze Jahr über an unnatürlichen Strukturen orientieren, was ihre Arbeit nur erschwert. Hier lohnt es sich, genauer zu prüfen, was die ISO 9001 wirklich verlangt und ob die Freiheit besteht, die Dokumentation an das eigene Umfeld anzupassen oder sogar einige Punkte wegzulassen.
Struktur des QM-Systems: ISO als Leitfaden
Die Struktur der ISO 9001 stellt lediglich eine Zuordnung der Anforderungen zu fünf Themenblöcken dar, sodass sie auf alle Unternehmen aller Bereiche anwendbar ist. Sie kann als Leitfaden genutzt werden, doch die einzelnen Unternehmen sind nicht gezwungen, diese Gliederung zu übernehmen. Jedes Unternehmen hat die Freiheit, eine eigene geeignete Darstellung ihrer Prozessstruktur festzulegen.
- Individuelle Anpassung des QM-Systems auf die jeweilige Organisation - hier eine radiologische Arztpraxis
Im Organisationssystem Effizienz-Lotse wird die individuelle Gliederung der Prozesse des Unternehmens nach ihrer zeitlichen Reihenfolge durch die Menüstruktur deutlich. Zusätzlich geben die Pfeile für Vorgänger und Nachfolger Abläufe an, die direkt nacheinander ausgeführt werden müssen. Außerdem ist die Zuordnung zu einem Arbeitsbereich und einer Einheit im Unternehmen angegeben und Links verweisen auf mit dem Thema verbundene Inhalte.
- Einbettung in die Prozessstruktur durch Vorgänger-Pfeil und Angabe der Zuordnung und Einheit
Verfahrens - und Arbeitsanweisungen: nicht nötig
Die ISO-Norm zeigt nur auf, was im QM-System eindeutig geregelt sein muss; sie schreibt nicht vor, wie die Unternehmen die Dokumentation umsetzen müssen. So ist es zum Beispiel nicht in der ISO 9001 festgeschrieben, dass es Arbeitsanweisungen und Verfahrensanweisungen geben muss. Warum dann also mit zwei parallelen Dokumenten arbeiten, wenn man einen Arbeitsablauf auch übersichtlich auf einer Seite darstellen kann, die bei Bedarf als Checkliste ausgegeben werden kann?
- Arbeitsablauf in normaler Darstellung
- Derselbe Ablauf in der Schritteansicht als Checkliste
Symbole für Ausführende geben an, wer die Tätigkeit i.d.R. erledigt. Die einzelnen Schritte sind kurz und verständlich mit Verben formuliert, sodass stets eindeutig ist, was zu tun ist. Details, die die Mitarbeiter ggf. zur Ausführung wissen müssen, sind für routinierte Mitarbeiter ausblendbar.
Fehler leicht handhaben
Mit dem Effizienz-Lotsen können Sie Fehler, Beschwerden sowie Vorschläge für Änderungen und Verbesserungen einfach bearbeiten - und das alles in einem einzigen Werkzeug.
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