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Anwenderorientierte Darstellung der QM-Dokumentation
Um wenig strukturierte bzw. nicht ausreichend durchdachte Beschreibungen in Ihrem QM-System zu vermeiden, beginnen wir bei der Einführung des Effizienz-Lotsen mit der Sammlung, Optimierung und Vervollständigung aller betrieblichen Standardabläufe, Vorlagen und Regelungen, die anwenderorientiert aufbereitet werden.
Statt trockenem Text und Flussdiagrammen mit viel Kleingedrucktem erhält Ihre QM-Dokumentation graphisch aufbereitete Ablaufbeschreibungen sowie eine kurze, ansprechende Zusammenfassung aller betrieblichen Regelungen und relevanten rechtlichen Vorschriften im Lexikonstil, die sinnvoll miteinander verlinkt sind.
Konsistente Verwendung von Symbolen
Die Anforderung der ISO-Norm, die Ausführenden von Tätigkeiten anzugeben, nutzt der Effizienz-Lotse auch für die eigene Arbeit und zeigt mit übersichtlichen Symbolen, wer jeweils welche Arbeitsschritte im Normalfall ausführt. Somit weiß jeder Mitarbeiter auf einen Blick, was er selbst zu tun hat und was seine Kollegen erledigen.
Daneben erleichtern weitere konsistent verwendete Symbole ein schnelles Erfassen von Inhalten - beispielsweise vor Links, zur Kennzeichnung verschiedener Standorte, alternativer Vorgehensweisen und anderer, zusätzlicher Informationen im Text.
Symbole für schnelle Orientierung im Text
Anhand der Abbildung möchten wir Ihnen einige der im Effizienz-Lotsen verwendeten Symbole erläutern: Die Symbole für die Ausführenden zeigen, dass die Schritte 1-4 und 6 von den Qualitätsmanagement-Beauftragten zu erledigen sind, während Schritt 5 von einem Arzt auszuführen ist. Natürlich werden die Symbole für die Ausführenden auf jedes Unternehmen spezifisch abgestimmt.
Die verschiedenen Symbole vor den Links geben an, welcher Art der Link ist: Das Auge steht für Informationen, die bei Bedarf nachgeschaut werden können. Die Hand verweist dagegen auf einen Ablauf, der ausgeführt werden muss. Zudem gibt es noch einen Stift, der auf ein Formular, eine Vorlage oder ein anderes Hilfsmittel hinweist, das verwendet werden soll.
Das rote Achtung-Symbol macht Sie auf einen wichtigen Aspekt aufmerksam. Die blauen Symbole mit dem a und b in Schritt 5 der Abbildung kündigen an, dass in diesem Ablauf verschiedene Situationen möglich sind und gibt für diese jeweils alternative Vorgehensweisen an.
Zudem geben die grauen Symbole unter der Überschrift zum Ersten die Stichwörter der Seite an, zum Zweiten die Einheit, für die die Seite zutrifft, falls ein Unternehmen an mehreren Standorten arbeitet (hier im Beispiel: für alle), zum Dritten, ob die Handbuchseite gedruckt werden soll, und zum Vierten - jeweils farblich markiert, wie der Status der Seite lautet (hier: Muster - daher rot; wäre die Seite 'fertig', würde dies mit grüner Farbe gekennzeichnet werden, da sie dann gültig ist).
